Stok Terbatas: Siapa yang Dikurangi, Berapa Permintaan yang Tak Terpenuhi?
Pembagian stok saat pasokan terbatas membuat pelanggan menerima lebih sedikit barang, sementara jumlah yang semula dipesan tidak meninggalkan catatan.
Ilustrasi konseptual. Kasusnya nyata; detail perusahaan disamarkan.
Pesanan pelanggan sudah masuk, tetapi pasokan dari petani atau pemasok tidak cukup untuk memenuhi semuanya. Pelanggan tetap menerima pesanannya dengan jumlah yang lebih sedikit. Di sebuah bisnis distribusi pangan, pembagian stok ini berlangsung sebelum barang disiapkan di depo, tempat penyimpanan dan penyiapan barang pesanan.
Keputusan tentang siapa yang menerima lebih sedikit perlu sampai tepat waktu ke tim yang menyiapkan barang. Jumlah yang semula dipesan juga perlu tetap tersimpan. Bila pencatatan hanya mengikuti jumlah terakhir, permintaan yang tak terpenuhi ikut lenyap setelah stok selesai dibagikan. Kedua kebutuhan ini bertemu dalam proses yang sama.
Keputusan ada pada Sales Manager: pelanggan dengan belanja besar dan pembayaran lancar didahulukan, sedangkan pembagian stok mengurangi jumlah untuk pelanggan dengan pesanan kecil atau jarang, atau pembayaran yang terlambat. Pada proses lama, admin penjualan kemudian membuka Google Sheet milik depo, mengubah jumlah pesanan langsung di baris selnya, lalu mengabari tim depo secara manual.
Masalahnya muncul ketika urutan penyiapan tidak mengikuti keputusan yang baru. Pesanan yang lebih dahulu dikerjakan telanjur disiapkan utuh. Pembagian stok yang semula mengurangi jumlah untuk pelanggan reguler akhirnya mengurangi jumlah untuk pelanggan prioritas. Keputusan sudah dibuat, tetapi hasil pembagian di lapangan bisa terbalik karena perubahan belum sampai pada proses penyiapan.
Masalah kedua tidak terlihat dari lantai depo. Karena angka langsung diganti, jumlah pesanan semula ikut hilang. Lembar kerja hanya menampilkan jumlah terbaru, tanpa catatan tentang permintaan yang tak terpenuhi. Pencatatan itu menyisakan angka barang yang akan disiapkan, tetapi tidak menyimpan besarnya kebutuhan pelanggan yang belum terlayani akibat keterbatasan pasokan.
Sebagai pemimpin Divisi IT, saya bersama tim memindahkan pembagian stok ke dalam sistem. Saya memindahkan tempat keputusan itu dijalankan, bukan keputusannya, karena Sales Manager mengenal tipe pelanggan dan menjaga relasi dengan mereka. Ia tetap menetapkan pelanggan yang dikurangi. Rancangannya bertumpu pada satu prinsip: setiap perubahan jumlah harus mengubah pekerjaan berikutnya sekaligus meninggalkan rekaman.
Alurnya kini berurutan. Tim pembelian memberi tahu tim penjualan bahwa pasokan tidak mencukupi. Sales Manager menetapkan pelanggan yang dikurangi. Admin penjualan mengubah jumlah lewat menu pembagian stok, di bawah supervisi Sales Manager. Dari sistem, perubahan itu langsung diteruskan ke tim penyiapan barang di depo, tanpa langkah kabar-mengabari manual.
Untuk masalah urutan penyiapan, status pelanggan prioritas tersimpan di data pelanggan. Pada layar penyiapan barang tersedia pilihan Reguler atau Prioritas, sehingga pesanan prioritas disiapkan lebih dahulu. Aturan prioritasnya sama dengan masa manual. Perubahannya ada pada pelaksanaan: tim penyiapan memakai penanda yang tersimpan di sistem saat mengerjakan pesanan sesuai pembagian stok.
Alur baru mulai dipakai pada Maret 2023. Pada awal pemakaian, pengguna didampingi menjalankan proses pembagian stok di sistem. Pendampingan berlangsung bersama pekerjaan harian dan berkurang ketika kendala penggunaan tidak lagi muncul.
Setiap pembagian stok juga masuk ke laporan perubahan jumlah pesanan. Jumlah semula dan jumlah sesudah pembagian tetap terlihat berdampingan. Nilai permintaan yang tak terpenuhi dihitung dari perbedaan jumlah tersebut dengan memakai harga jual untuk pelanggan terkait. Laporan dipilih menurut tanggal, depo, dan divisi. Di dalamnya terlihat pelanggan, jumlah pesanan, jumlah hasil pembagian stok, serta jumlah produksi di depo. Catatan tersedia per kejadian, sehingga pembahasan keterbatasan pasokan mempunyai rincian pesanan yang jelas sebagai dasarnya.
Alur ini berjalan sejak Maret 2023, dan catatan penjualan Maret–Agustus 2026 masih memuat permintaan yang tak terpenuhi. Pencatatan membuat kebutuhan itu terlihat, sementara pemenuhannya tetap memerlukan keputusan pengadaan. Tindak lanjut yang direncanakan adalah membawa data ini ke rapat pengadaan bersama pimpinan penjualan dan tim pembelian, lalu memakainya secara berkala sebagai dasar keputusan pengadaan.
Pelajaran saya: keputusan pembagian stok perlu sampai ke pekerjaan berikutnya tanpa menghapus permintaan awal. Dengan begitu, jumlah yang disiapkan mengikuti keputusan dan permintaan yang tak terpenuhi tetap terlihat sesudahnya.