Produksi Sendiri atau Beli Jadi? Mulai dari Menghitung Biaya Paketnya
Pesanan paket sayur berubah, dan kebutuhan setiap bahan harus dihitung ulang sebelum produksi dimulai.
Ilustrasi konseptual. Kasusnya nyata; detail perusahaan disamarkan.
Satu paket sayur siap masak berisi beberapa bahan dengan jumlah yang berbeda. Ketika jumlah paket yang dipesan berubah, kebutuhan seluruh bahan ikut berubah. Perhitungan ini dahulu berlangsung di Google Sheet, terpisah dari pekerjaan produksi. Daftar pesanan harus diterjemahkan lagi menjadi kebutuhan bahan sebelum perakitan paket berjalan. Pekerjaan fisik di meja produksi dimulai dari hasil perhitungan tersebut.
Dalam usaha distribusi yang juga merakit paket untuk jaringan ritel ini, persoalannya melampaui berapa banyak bahan yang harus disiapkan. Saat pesanan belum menentu, proses produksi mempunyai beberapa pilihan: dikerjakan tim internal, dibantu tenaga temporer, atau beli jadi dari pihak luar. Menimbang pilihan itu membutuhkan dasar biaya. Biaya bahan, kemasan, dan tenaga kerja sebelumnya belum tersusun dalam satu perhitungan paket.
Sebagai pemimpin Divisi IT, saya bersama tim menghubungkan jumlah pesanan dengan komposisi paket. Komposisi menyimpan kebutuhan setiap bahan untuk satu paket. Sistem memakai susunan itu untuk mengalikan kebutuhan bahan dengan jumlah paket yang dipesan. Daftar kebutuhan kemudian menjadi bagian dari transaksi produksi, mengikuti pesanan yang akan dikerjakan. Perhitungan ulang di lembar kerja digantikan oleh perhitungan dari data pesanan itu sendiri.
Tim depo, yaitu tempat barang disiapkan dan paket dirakit sebelum dikirim, tetap menjalankan pekerjaan produksinya. Transaksi mencatat bahan yang digunakan, bahan terbuang, serta bahan yang dikembalikan. Kebutuhan hasil perhitungan dan pemakaian bahan berada dalam rangkaian pekerjaan yang sama. Dengan demikian, rincian persiapan produksi mempunyai hubungan langsung dengan apa yang dicatat saat paket selesai dikerjakan.
Perhitungan kebutuhan bahan juga dihubungkan dengan kesiapan paket untuk dijual. Seluruh bahan penyusun harus aktif di sistem dan mempunyai harga tender, yaitu harga acuan dari proses pemilihan pemasok. Jika syarat itu belum lengkap, paket tidak diaktifkan untuk penjualan. Susunan bahan yang sudah terdaftar perlu disertai dasar harga sebelum perhitungan biaya diteruskan ke proses berikutnya.
Untuk biaya paket, sistem memisahkan harga seluruh bahan, biaya kemasan, dan biaya tenaga kerja. Harga bahan memakai acuan tender yang sudah berjalan. Tim pengendali harga bersama Sales menetapkan biaya kemasan saat produk disusun, lalu meninjaunya ketika harga bahan berubah. Pemisahan ini menjaga agar biaya kemasan ikut masuk dalam perhitungan paket, meskipun tidak menjadi bagian dari bahan yang dimakan pelanggan.
Pemeriksaan kelengkapan harga mengikuti proses tender mingguan, dengan tinjauan rekap setiap bulan. Tim IT memelihara fungsi perhitungannya dan memeriksa kebutuhan bahan serta kelengkapan data biaya. Pembagian ini menghubungkan penetapan biaya kemasan dengan pemeliharaan perhitungan yang memakainya.
Perhitungan produksi kini menerjemahkan jumlah paket menjadi kebutuhan masing-masing bahan secara otomatis. Jumlah paket dikalikan komposisi menghasilkan kebutuhan tiap bahan. Biaya dipisah menjadi bahan, kemasan, dan tenaga kerja; harga bahan dan kemasan sudah terisi, sedangkan tenaga kerja belum. Pekerjaan persiapan kini berangkat dari hasil hitungan yang berasal dari pesanan, dan pembahasan biaya dapat melihat tiap unsurnya secara terpisah.
Biaya tenaga kerja per paket masih perlu dilengkapi. Cara menetapkan acuannya sudah jelas: waktu normal per orang untuk menyelesaikan satu paket dikalikan tarif tenaga temporer. Waktu dan tarif mengikuti kondisi barang, ketersediaan tenaga, serta kesepakatan ketika bantuan diperlukan. Satu tarif tetap untuk semua jenis paket akan mengabaikan perbedaan pekerjaan merakitnya. Kepala depo memegang pemutakhiran acuan tersebut sesuai kondisi operasional.
Pada masa pesanan belum konsisten, kalkulasi ini menjadi dasar pertimbangan antara produksi sendiri dan beli jadi dari pihak luar, belum menjadi pembanding yang penuh karena biaya tenaga kerja belum terisi. Perkembangan pesanan kemudian mengubah pilihan operasional. Ketika pesanan ritel sudah konsisten dan tenaga internal sudah disiapkan, perakitan paket menjadi bagian dari pekerjaan tim depo. Menurut keterangan pemilik proses, beli jadi dari pihak luar tidak lagi dipilih karena menipiskan margin. Keputusan cara produksi mengikuti keadaan pesanan dan kesiapan pekerjaan internal.
Pelajaran saya: dasar keputusan produksi membutuhkan dua jawaban yang berbeda, yaitu berapa bahan yang harus disiapkan dan biaya apa saja yang menyertai pengerjaannya. Menghubungkan pesanan dengan komposisi menyelesaikan hitungan kebutuhan bahan. Pemisahan harga bahan dan kemasan sudah memberi pijakan, dan hitungan biaya baru lengkap setelah biaya tenaga kerja terisi. Sampai saat itu hitungan menjadi dasar pertimbangan, sedangkan cara produksi tetap mengikuti keadaan pesanan dan kesiapan pekerjaan internal.